第一章 总 则
第一条 为加强绍兴市住房公积金管理中心的综合档案管理，促进档案工作规范化、制度化、科学化，更好地服务于住房公积金管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《住房公积金管理条例》、《浙江省住房公积金档案工作目标管理考核标准》及省、市档案行政部门有关规定，结合本单位实际，特制定本暂行规定。
第二条 本办法所称综合档案是指绍兴市住房公积金管理中心在履行工作职责中形成的具有参考利用价值的各种门类和载体的档案的总称。
第三条 根据住房公积金管理工作特点，综合档案分为：文书类、业务类（住房公积金归集、提取、贷款；房改货币补贴、房改审批）、会计类（行政、住房公积金、住房资金、稽核）、科技类（基建、设备）、特殊载体类（照片、底片；录音、录像、光盘、磁盘；实物）。
第二章 档案机构及人员职责
第四条 档案工作领导小组工作职责
处理工作中的具体问题，全面协调全市住房公积金档案工作有关事项。
第五条 综合档案室工作职能
（一）宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策和法律法规，并结合本单位工作实际，制定本单位档案工作各项规章制度，集中统一管理本单位各种门类和载体的档案资料；
（二）对本单位各处室文件材料的积累、整理、立卷和归档工作进行监督和指导；对各分中心的档案工作进行监督和指导；
（三）编制档案检索工具，建立档案数据库并积极提供利用，抓现代化管理，实现档案管理数字化；
（四）熟练掌握档案现代化管理技术，不断积累提高，做好日常备份、维护等工作；
（五）大力开发档案信息资源，编研参考资料，为领导决策、机关建设服务；
（六）按照档案保管期限，对已超过保管期限的档案在相关部门配合下，进行档案价值的鉴定、销毁工作；
（七）按规定做好到期档案及电子数据向市档案局移交的工作；
（八）办理领导交办的其他有关档案业务工作。
第六条 处室档案工作职责
（一）各处室需按规定做好档案的收集、整理、立卷工作；
（二）确定专人在规定时间将档案移交综合档案室；
（三）根据业务的发展和信息化程度的提高，及时更新档案管理的方法和手段，努力提高管理水平。
第七条 档案工作人员职责
（一）认真贯彻执行档案工作的各项规章制度，掌握档案管理现代化技术；
（二）指导本单位各处室做好文件材料的收集、整理、归档工作，提高档案管理质量；
（三）做好档案的收集、整理、鉴定、登记、统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况；
（四）对档案进行科学分类、排列、编号，库房达到“八防三无”（即防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防高温、防虫鼠、无霉变、无遗失、无差错）的要求；
（五）维护档案的安全，做好对档案的科学管理和保护工作；
（六）监督指导下级住房公积金管理机构做好档案工作；
（七）做好档案利用服务工作，编制检索工具，实现迅速准确地查找和提供利用；
（八）积极做好档案信息化工作，提高档案现代化管理水平；
（九）遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案的机密内容，确保档案机密的安全。
第八条 档案专兼职人员应热爱档案工作，熟悉业务，遵纪守法，忠于职守；应定期参加档案业务专业知识培训，不断提高档案业务素质和管理水平。
第九条 有下列行为之一的，视情节轻重，对直接责任人予以经济处罚；情节严重的，依据国家档案法律法规等有关规定，对直接责任人依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）将业务活动中形成的应当归档的文件、材料据为己有、拒绝交给档案部门的；
（二）损毁、丢失档案或对应保密的档案泄密的；
（三）擅自销毁或撕页、涂改、抽换档案的；
（四）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成损失的。
第三章 档案的收集、整理、立卷
第十条 凡是本单位工作中形成或与本单位有关的且已办理完毕又具有保存价值的资料应按规定进行收集、整理和立卷。
第十一条 档案的收集要做到组织科学、结构优化、标准控制、信息完整，对文件的形成要超前控制。
第十二条 档案的整理要遵循文件资料的形成规律和特点，保持其间的有机联系，区分不同价值，便于档案的管理和利用。
第十三条 将需归档文件依照文件之间固有的联系及形成的规律组成案卷，立卷的文件资料应齐全完整，能准确、真实地反映本单位工作活动。
第十四条 各种门类、载体的档案应按统一的分类、组卷、排列、编号和编目规定整理立卷。
（一）分类：按照档案形成年度 — 档案类别 — 档案保管期限进行分类。
（二）组卷：在分类方案的基础上，按事由结合时间、重要程度等组卷，成套文件可集中组卷。
（三）排列：案卷排列要以全宗为单位，不同类别、不同保管期限的案卷要分别排列。
（四）编号：案卷应依年度、保管期限、分类方案的排列顺序卷编号。
1.全宗号指档案馆给予移交进馆单位档案的代号，档案在向档案局移交前不填写全宗号。
2.年度指文件形成或处理年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
3.保管期限按国家档案局规定分为永久、定期二种，若使用代码，分别以“Y”、“D”表示。
4.机构（问题）指档案的分类层次。填写时须使用中心档案分类方案中与类目名称相对应的代号。档案类目代号的编写方法如下：用大写英文字母表示一级类目的代号；用一位阿拉伯数字表示二级类目的代号；用两位阿拉伯数字表示三级类目的代号，空位用0补齐；用三位阿拉伯数字表示四级类目的代号，空位用0补齐。
5.案卷号指对分类、排列后，按案卷实体顺序编制的顺序号。编制方法为：相同年度、相同保管期限的档案在分类方案的最低一级类目内，按案卷排列顺序从“1”开始标注。
（五）编目：档案装盒后应根据卷内档案情况编写卷内文件目录，每个案卷内须备有格式统一的卷内目录，并认真填写卷内备考表。卷内目录放在卷首，卷内备考表放在卷尾。
第十五条 立卷的文件资料要按照规范化要求，使用标准简化汉字，做到书写工整、字迹清楚、格式统一、图像清晰。留存复印件需加盖与原件相符印章。手工填写的须使用符合档案保管要求的碳素墨水、黑色墨水笔或签字笔等耐久材料书写。案卷的装订应结实、整齐，使用符合要求的材料装订。
第四章 档案移交
第十六条 各类别档案（案卷和电子数据）需按规定时间移交综合档案室：
（一）文书类：次年3月底前预立卷，6月底前移交档案室。
（二）业务类：住房公积金归集档案资料在收集后的及时完成整理、校对、预立卷，次年6月底前移交档案室；住房公积金提取档案在收集后的次日完成整理、校对、预立卷，次月初移交档案室；住房公积金个人贷款档案资料在正式放贷后，1个月内完成整理、校对与预立卷，并于次月初移交档案室，除重要资料（抵押的相关权证等）外其他贷款资料于次年6月底前移交档案室；房改工作业务资料于次年3月底前预立卷，6月底前移交档案室；重要档案资料应在收到的当天立即移交档案室。
（三）科技类：基本建设档案在工程通过竣工验收合格后3个月内，由该工程负责人整理立卷，移交档案室；设备仪器档案应在设备安装、调试、正常运行后，由专人将购置设备合同、装箱单、随机文件、记录等一并整理立卷，移交档案室。
（四）会计类：在次年3月底前按归档要求整理立卷，6月底前移交档案室；近期常需备查档案也可在计财处保存1年，到第3年的3月底前移交档案室。
（五）特殊载体类：在活动结束后1月内，由负责摄、录像的人员将照片、底片、音带、胶带、实物及文字说明和相应电子数据整理后移交档案室。
第五章 档案保管与保护
第十七条 档案保管期限分永久、定期（包括30年、10年）[具体参见《绍兴市住房公积金管理中心文件材料归档范围及保管期限表》（绍住金〔2007〕31号）和《浙江省住房公积金业务档案管理暂行办法》（浙建房〔2009〕47号）]。
第十八条 建立全宗卷，形成和积累本单位立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。
第十九条 建立具有防火、防盗、防潮、防尘、防霉、防强光、防高温、防虫鼠等安全措施的专用库房和装具，实现库房、办公、阅览三分开。
第二十条 库藏档案要定期核对，做到账物相符 、账账相符。
第二十一条 通过各种方式防止档案受损，延缓档案退变，并对受损档案及时修补，最大限度地延长档案的寿命。
第六章 档案鉴定和销毁
第二十二条 建立由档案分管领导、档案人员及管理处室、业务部门负责人组成的档案鉴定小组，负责对本单位档案的鉴定，编制鉴定报告及销毁清册。
第二十三条 对过期和失去保存价值的档案的处理，要慎重鉴别，严格编制销毁清册，提呈销毁报告，并通过鉴定小组鉴定，经单位领导批准后，在指定地点由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。
第七章 档案开发利用
第二十四条 遵循服务原则、开放原则、法制原则和效益原则通过档案借阅、档案开放、档案编研等方式充分开展档案的开发利用工作。
第二十五条 档案室通过各种方式和途径，科学地编制各种检索工具和编研资料，积极主动地开展档案利用工作，为本单位各项工作提供服务，并加强利用效果反馈意见的收集、登记和宣传工作。
第八章 附 则
第二十六条 本办法由绍兴市住房公积金管理中心综合处负责解释。