第一章  总  则

　　第一条  为规范住房公积金业务管理，合理有效地保管和利用各类业务档案资料，根据《浙江省住房公积金业务档案管理暂行办法》、《浙江省住房公积金档案工作目标管理考核标准》（浙建房〔2009〕47号）和档案管理相关规定特制订本实施细则。

　　第二条  住房公积金业务档案是指经办和管理住房公积金业务过程中形成的各类具有凭证依据作用和参考利用价值的专业技术材料的总称。住房公积金业务档案管理是指对业务档案进行收集、整理、归档、保存、退还和销毁的全过程。

　　第三条  住房公积金业务档案实行统一制度、分级管理、逐级建档原则。全市各地以《浙江省住房公积金业务档案管理暂行办法》为标准建立制度；市中心负责市本级公积金业务档案的管理与对各分中心业务档案管理的监督指导；各分中心负责对职责范围内住房公积金业务档案的管理。

　　第四条  市中心及各分中心要确定思想品质好、专业素质强的人员负责本单位档案管理工作。

　　第五条  业务系统升级后全市各地原则上使用统一的住房公积金档案管理系统，确保业务档案管理信息系统的可靠性和完善性，严格信息录入、查询、修改等环节的人员权限设置，定期进行系统维护、数据备份等工作，防止信息的丢失和泄漏。

第二章  住房公积金归集档案管理

　　第六条  住房公积金归集档案的归档范围包括在开展住房公积金归集业务中形成的各类专业资料。分年度资料和日常资料两种。

　　（一）归档范围

　　1.年度资料：缴存职工公积金缴存工资基数、缴存比例年度调整清册、缴存职工个人账户年度对账清册及回执、缴存单位建立住房公积金制度年度验审表等。

　　2.日常资料：新建单位登记、信息变更及审核材料；职工个人账户设立、新增、修改、转移、封存、销户等业务变更资料；公积金催收催缴、行政执法处理及协助司法处理等资料。

　　（二）资料收集：由归集业务办理窗口在开展业务工作中进行收集，其中年度资料和属于归集审批类资料按年整理，属于业务办理窗口在受理业务中收集的日常资料原则上在分类后按时间顺序整理，按月组卷。

　　（三）组卷移交：当年收集的归集资料经整理校对预立卷后，于次年6月底前办理移交。

　　（四）编目归档：综合档案室在收到档案后应及时编目，按时间与类别组卷，订本归档。

　　（五）保管期限：归集档案保管期为永久。

第三章  住房公积金提取档案管理

　　第七条  住房公积金提取档案包括公积金中心在开展公积金提取业务中产生的用于证明提取人身份和提取行为的各类证明材料。

　　（一）归档范围

　　1.住房公积金提取申请表、支取单；

　　2.提取人资料：提取人身份证复印件、用于证明产权人配偶或直系亲属关系的证明（户口簿或婚姻证明）；

　　3.提取行为证明：购买、建造、翻建、大修自有住房的合同或协议及购房发票、契证、房屋所有权证复印件等相关材料（合同经窗口人员查验后，也可在其他留存资料上附盖“合同原件经查属实”章代替复印件留存）；还贷提取等相关证明材料；退休证明、与单位解除劳动合同证明、户籍注销证明或死亡证明；租房合同、房租发票；重病、特困等特殊群体提取时提供社区或民政部门的相关证明材料；办理提取业务中需要归档的其他材料。

　　（二）资料收集：由提取业务办理窗口在开展业务工作中进行收集，按日整理校对后预立卷。

　　（三）组卷移交：收集的提取资料经整理校对预立卷后，于次月初前办理移交。

　　（四）编目归档：档案室在收到档案后应及时装订、编目、入库，提取档案原则上按日组卷。

　　（五）保管期限：提取档案保管期为永久。

第四章  公积金个人贷款档案管理

　　第八条  公积金个人贷款档案的归档范围包括在贷款业务中形成的各类专业资料，分为重要档案和一般档案。重要档案是指收存的公积金贷款抵押房屋他项权证、保险单正本原件；一般档案指收存的除重要档案以外的所有办理公积金贷款业务中形成的专业技术资料原件或复印件。

　　第九条  重要档案管理。

　　住房公积金业务档案中的重要档案，主要是房屋他项权证。

　　（一）专人负责。信贷档案要确定1名兼职档案员负责重要档案的接收、登记和移交等具体工作。档案室要确定专职档案员负责重要档案的接收、整理、归档和退还工作。

　　（二）接收时间。放贷银行移交中心窗口当日。

　　（三）移交。信贷处兼职档案员在收到重要档案的当天立即登记台账和补充登记个人贷款信息库（系统更新后），原则上在当天下班前将重要档案移交档案室保管，以免造成遗失。重要档案移交时，应当填写《重要档案移交清册》，一式两份，经综合档案室重要档案接收人员签字后各执一份保存。

　　（四）整理归档。重要档案采取即时入档原则，档案室要在收到重要档案的2个工作日内完成整理、录入和归档等工作。重要档案采取盒装形式归档，单独存放密封柜；重要档案的编号与个人借款合同编号相关联。

　　（五）档案借用。因贷款诉讼或其他工作需要，借用重要档案时，由借用部门或经办人填制《重要档案借用登记表》，报借用部门负责人、档案分管领导审批后，方可借用。档案室要按档案管理规定做好借用台账登记，并根据登记表注明的借用时间进行跟踪，到期未能返回应当及时向领导汇报，采取措施确保重要档案完好无损，重要档案需要变更（即抵押人姓名或保险人姓名变更），应及时做好变更登记工作。

　　（六）保管期限。重要档案的保管期限为长期，档案室凭贷款受托银行出具的个人公积金住房贷款结清证明，将重要档案全部退还借款人，要求借款人在《重要档案归还登记表》上签收。档案室将个人住房贷款结清证明录入扫描后附入该笔贷款的个人资料档案内存放，并按规定期限保管。

　　第十条 一般贷款档案的管理。

　　一般档案分个人住房贷款资料和贷款管理综合资料。

　　（一）个人公积金住房贷款资料。指在开展公积金贷款业务中按规定形成的各种证明和材料的原件或复印件（凡收存复印件的，经办人员需加盖与原件核对无误的审核章，下同）。

　　1.归档范围：

　　住房公积金贷款申请审批表；借款人有效身份证件、婚姻证明复印件；购买、建造、翻建或大修自有住房的合同或协议及购房发票（收据）、契证、房屋所有权证复印件等相关材料；首付款证明或者建造、翻建、大修住房自筹资金证明；住房公积金借款合同和抵押合同、保证合同；借款合同变更申请的相关证明；贷款发放凭证；异地缴存证明；借款人面谈记录；贷款结清的相关证明；办理个人贷款业务中需要归档的其他材料。

　　2．资料收集：窗口受理公积金贷款申请后，贷款业务经办人逐笔单独设立文件袋，将受理、调查、审批等各环节形成的档案资料存放于该文件袋内，并在文件袋上注明借款人姓名、受理号、贷款银行等。

　　3．组卷移交：资料齐全后实行按月移交，信贷处档案员应在次月10号前将上月资料齐全的贷款基础资料以一户一卷形式预立卷，并移交档案室。信贷处档案员填写《资料移交清单》，清单一式两份，连同全部档案资料一起移交档案室，档案室签收后各执一份。

　　(二)贷款管理综合资料。是指公积金贷款业务开展过程中形成的综合性管理资料。

　　1.住房公积金贷款楼盘管理档案，具体包括：

　　（1）开发商楼盘备案申请表，开发楼盘的概况，楼盘预售清单及总体平面图，经工商部门备案登记的公司章程；

　　（2）通过工商年检的营业执照复印件、开发资质证书复印件、开发企业同意为购房者办理公积金贷款提供担保的决议原件、经审计的上年度财务审计报告等开发企业相关材料；

　　（3）当地政府批准的商品房项目立项文件复印件；

　　（4）管理中心、开发企业等签订的合作协议；

　　（5）商品房预售许可证、土地使用权证、规划许可证、施工许可证等复印件；

　　（6）房屋结顶的照片、现场踏看记录等相关证明材料；

　　（7）楼盘管理中需要归档的其他材料。

　　2.贷款楼盘监管资料，具体包括：楼盘施工形象、踏勘记录或监管流程记录等。

　　3.房屋抵押登记管理档案，具体包括：

　　（1）房屋预告登记证明；

　　（2）房屋他项权证或预抵押登记证明；

　　（3）其他要求收存的资料。

　　4.资料收集：由信贷处按申请贷款的开发项目为单位收集整理后预立卷。

　　5.移交：信贷处在次年6月底前将上年产生的资料齐全的预立卷资料移交档案室并填写《移交清单》，清单一式两份，连同全部预立卷资料一起移交，档案室签收后各执一份。

　　（三）档案资料整理：档案室接收贷款资料后应及时整理、校对，进行立卷归档，其中个人贷款档案以一户为单位组卷，贷款管理资料以开发项目为单位组卷。

　　（四）保管期限：个人贷款档案保管期限为贷款还清之后5年，楼盘管理档案保管期限为房屋他项权证收齐之后1年，房屋他项权证保管期限与贷款期限一致。立卷时保管期限均写“长期”。

第五章 电子业务数据管理

　　第十一条 业务活动所产生的电子数据由计算机操作人员负责备份和归档。

　　（一）归档范围。包括开展住房公积金归集、提取和个人住房贷款业务、财务活动中产生的所有计算机数据。

　　（二）归档时间。计算机管理人员在业务活动完成的当日，经数据核对无误后生成备份数据库移交绍兴市档案局登记备份中心归档保管。

　　（三）异地管理。业务数据（包括住房公积金财务核算）实行双份异地保管，相同数据同时复制两份，一份由市中心计算机房以服务器异地存储形式保管，一份保存到绍兴市档案局登记备份中心。异地备份要与备份单位签订保密协议，备份方式及地点报浙江省住房公积金监管处备案。

　　（四）业务信息和数据录入计算机系统时，必须保证纸质和电子数据保持一致。